Ieder bedrijf heeft te maken met klachten, verzoeken of aanvragen (meldingen). Deze meldingen wil je als bedrijf natuurlijk snel opvolgen. Veel van deze meldingen komen binnen via e-mail en het is soms lastig de opvolging daarvan te borgen. De oplossing? Een e-mail wachtrij binnen de Customer Service module van Microsoft Dynamics 365!

Het probleem

Meldingen komen vaak binnen in de gedeelde mailbox. Hierdoor is er onvoldoende overzicht en grip op de meldingen die zijn binnengekomen. Daarnaast wordt er geen centraal proces en dialoog zichtbaar voor collega`s.

Wat doet de e-mail wachtrij in Dynamics 365?

De wachtrij in de Customer Service module van Dynamics 365 zorgt ervoor dat alle e-mails van de website, servicedesk of klachtenmailbox in één wachrij terecht komen. De e-mails worden direct als een case of lead aangemaakt. Indien het een case wordt kan D365 bijvoorbeeld automatisch de klant waarvan de melding is binnen gekomen een e-mail met een bevestiging versturen dat de melding goed binnen is gekomen en “opgepakt” wordt.

Borgen en monitoren van meldingen

De cases die worden aangemaakt kunnen dus opgepakt worden door medewerkers. De medewerkers gaan zoeken naar een oplossing voor de klant. Hierbij kan de medewerker wellicht nog contact opnemen met de klant. Alle tijd die de medewerker nodig heeft voor het zoeken van de oplossing, wordt bijgehouden in Dynamics 365.

De melding is opgelost

Wanneer er een oplossing is gevonden voor de case, krijgt de klant automatisch een bevestiging met de oplossing voor de klacht. De klant wordt dus zowel met het aanmaken van de case als met het oplossen van de case op de hoogte gehouden.

Management dashboards

Er worden verschillende dashboards weergegeven in de mailbox van de Customer Service module van Dynamics 365. Er is bijvoorbeeld een dashboard voor de customer service medewerker en een dashboard voor het hele team. In deze dashboards wordt weergegeven welke cases er openstaan en welke er al zijn opgelost en door wie. Zo heb jij altijd overzicht over de cases!

Cases aan elkaar relateren

De mailbox in de Customer Service module van Dynamics 365 kan cases aan elkaar relateren. Wanneer bijvoorbeeld meerdere klanten dezelfde klacht indienen, kun je deze aan elkaar relateren. Dit zorgt ervoor dat jij deze centraal kan opvolgen en oplossen!

Van klacht naar verkoopkans

Klanten kunnen een klacht indienen die eigenlijk meer lijkt op een verkoopkans. De melding gaat dan bijvoorbeeld niet over iets dat niet werkt, maar over een nieuwe wens, product of dienst. Op deze manier kan een klacht een verkoopkans worden en kan deze doorgeschakeld worden naar Sales.

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jou?

Aarzel niet en neem contact met ons op!

Neem contact op!