Project Description

Ontwikkelingsmaatschappij Oost NL

Oost NL is de ontwikkelingsmaatschappij van Oost- Nederland. In opdracht van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en de provincies Gelderland en Overijssel versterkt Oost NL de regionale economie. Deze organisatie laat ondernemers sneller innoveren, investeren en internationaliseren. Dit middels subsidies o.b.v. investeringsvouchers, coaching & advies of kapitaalinjecties. Voor het project ‘De Groeiversneller’ ontwikkelde BlockX een Dynamics 365 portaal, wat het gehele proces rondom klantaanvragen en het contact met bedrijven omhelst. Het biedt Oost NL meer inzicht, veiligheid én een efficiencyslag van ruim 2 uur per aanvraag.

“Een portaal dat korte metten maakt met handmatige procedures.”
Wouter van der Kley, Oost NL

Wouter van der Kley: “Maandelijks ontvangen wij zo’n zestig aanvragen van ondernemers. Voorheen kwamen die per mail bij ons binnen. De behandeling van deze aanvragen omhelsde een handmatige procedure. Documenten druppelden één voor één binnen en werden ook één voor één per mail afgehandeld. De meeste tijd zat hem voor ons in het ontcijferen en terugkoppelen van een foutieve of onvolledige aanvraag en het invoeren van de aanvragen in ons CRM-systeem. Daarom vroegen wij BlockX in eerste instantie om de implementatie van een invulformulier binnen ons CRM. Maar wat startte met een kleine behoefte, groeide uit tot een totaaloplossing; een portaal dat korte metten maakt met handmatige procedures.

Wouter van der Kley - portaal- Oost

Een prachtige efficiencyslag!

Het Microsoft Dynamics 365 portaal biedt ons de mogelijkheid om een groot deel van de klantcontacten en interne processen te automatiseren. Waar de
ondernemer voorheen zijn documenten los in e-mails aanleverde, ontvangen wij nu alles binnen één centrale omgeving, binnen het CRM-systeem. Op het portaal vindt de ondernemer een aanvraagformulier dat hem stap voor stap meeneemt in het proces. Foutief ingevulde documenten en ontbrekende stukken zijn daarmee, gelukkig, voorgoed verleden tijd. Het portaal biedt ons overzicht, inzicht en bespaart ons bovenal zeeën van tijd. De aankomende twee jaar verwachten we zo’n tweeduizend aanvragen te verwerken. Per aanvraag besparen we nu, dankzij het portaal, al ruim twee uur. Een prachtige efficiencyslag!”

Linze Rijswijk-Portaal-Oost
“Een enorme verbetering die veel mensen raakt.”
Linze Rijswijk, Oost NL

“Naast tijdbesparing bezorgt het nieuwe portaal ons ook overzicht en inzicht. Op het portaal zien wij immers precies wat er wanneer, bij wie, op welke afdeling binnen onze organisatie gebeurt. In één overzicht is duidelijk welke aanvragen wie deed, bij wie deze momenteel liggen en wat de stand van zaken is. Dit portaal biedt ondernemers daarmee helderheid en Oost NL inzicht in het gehele aanvraagproces, van A tot Z. Daarbij kunnen we deze inzichten tevens met één druk op de knop rapporteren aan de provincie. Kortom; een enorme verbetering die veel mensen raakt.”

“Nog een bijkomend voordeel is extra security.”
Wouter van der Kley, Oost NL

Van der Kley: “Nog een bijkomend voordeel is extra security. De aanvragen, met daarin waardevolle bedrijfsgegevens, bevinden zich nu centraal binnen de beschermde omgeving van Microsoft. Dat voorkomt datalekken en biedt niet alleen ons, maar ook de ondernemers zekerheid. Daarbij bepaalt de beheerder wie er wel en wie er niet bij zijn documenten kan. Zo blijven we voortdurend zelf in control. Zeker in deze tijd is dat geen overbodige luxe.”

“BlockX bood ons de mogelijkheid om flexibel in behapbare blokjes, stap voor stap te werken aan het portaal.”
Linze Rijswijk, Oost NL

Linze: “BlockX bood ons de mogelijkheid om flexibel in behapbare blokjes, stap voor stap te werken aan het portaal. Gelukkig ook maar, want tijdens de voortgang van het traject groeide onze vraag. Gaandeweg wilden we meer automatiseren dan we voorheen dachten. We leerden meer over de mogelijkheden, zoals geautomatiseerde e-mails en BlockX sprong daarop in. Door de implementatie op te knippen in kleine blokken, borgden we de scope, de kosten en het resultaat. En vonden er dan tijdens het traject wederom wijzigingen plaats, dan was dat geen probleem voor BlockX. Deze mannen voegden dan simpelweg een extra blokje toe. Zo bleef het behapbaar voor ons allemaal.

Tijdens het traject dacht BlockX voortdurend proactief met ons mee. Stap voor stap maakten we dit proces met elkaar tot een succes. Aan het eind van de rit leverde deze club dan ook naar alle tevredenheid een mooi resultaat op. De samenwerking verliep vlot en via korte lijnen. En was er eens een probleem of vraag, dan schakelde BlockX bijzonder snel. Kortom; een partner die zich voor de volle honderd procent inzette voor het gewenste eindresultaat.

Blik op de toekomst

Ons portaal staat als een huis, maar helemaal af is het denk ik nooit. Graag bouwen we in de toekomst verder uit. Zo werken we met BlockX momenteel alweer aan een nieuw project, wat het mogelijk maakt om rapportages aan externen te tonen. Natuurlijk binnen de beveiligde omgeving van ons Microsoft Dynamics 365 portaal. Daarnaast starten we nu tevens met een nieuw project en bijbehorend nieuw aanvraagproces. De ontwikkeling staat nooit stil en dat begrijpt BlockX maar al te goed.”

Ook efficiënter werken middels slimme technologie? Wij helpen graag!

Vraag een demo aan